Aktuell stolpere ich immer wieder über das Thema "Störungsfreies Arbeiten". Ob im Rahmen von psychischen Gefährdungsbeurteilungen oder im Kontext von Stressmanagement-Seminaren: Immer wieder wird davon berichtet, dass ein störungsfreies Arbeiten nicht möglich ist. Nun handelt es sich in meinem Fall oftmals um Verwaltungen, die vor dem Dilemma stehen: Bürgernähe vs. in Ruhe arbeiten.
Was mir dabei häufig auffällt: Der Blick geht sehr schnell nach außen. Störungen, die intern abzuwenden sind, werden zu selten betrachtet. Daher möchte ich drei Punkte ins Feld führen, die meist einfach individuell oder teamintern zu realisieren sind.
1. Störungen offen thematisieren: Häufig fehlt die Sensibilisierung für die Störung. Zwei Denkmuster stehen uns hier im Weg. Das erste Denkmuster betrifft die störende Person und besagt, dass mein Thema gerade ganz wichtig ist und ich ja nur ganz kurz eine Rückfrage an jemanden habe. Nein, meistens sind die eigenen Themen nicht ganz so wichtig, wie wir es glauben. Und ganz kurz ist es meist auch nicht. Das zweite Denkmuster betrifft die Person, die gestört wird. Hier taucht häufig der Gedanke auf: Ich darf der anderen Person nicht sagen, dass ich gerade gestört wurde – ich mag die Person ja oder sie ist meine Führungskraft. Nein, eine Rückmeldung zu einer Störung bedeutet nicht, dass man sich nun nicht mehr mag. Und ja, eine gute Führungskraft braucht und verkraftet diese Rückmeldungen.
Meine Empfehlung: Sprechen Sie es immer wieder offen an und geben Sie Hinweise auf bessere Zeiten. Erwarten Sie im Gegenzug aber nicht, dass sich sofort alles ändert.
2. Feste Störungszeiträume planen: Ich habe es als sehr angenehm empfunden, wenn es im Team klare Zeiten für Störungen gab. Schauen Sie sich Ihre Abläufe an und an welchen Stellen es sowieso zu einer Unterbrechung der Arbeit kommt. Das kann die gemeinsame Mittagspause sein, vielleicht aber auch eine gemeinsame Runde am Morgen oder die bewegte Pause am Nachmittag. Vor und nach solchen festen Unterbrechungen ergeben sich meist Zeiträume, in denen Störungen nicht stören.
3. Kommunikationskanäle klar nutzen: Mittlerweile halten immer mehr Kommunikationskanäle Einzug. Sorgen Sie für Klarheit, wie Sie teamintern mit diesen Kanälen umgehen wollen. Für mich persönlich hat sich folgendes Schema bewährt:
- Emails: E-Mails brauchen erst innerhalb von 24h verarbeitet sein. Also sind alle E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert (kein Popup, kein Benachrichtigungssymbol und auch kein Ton). Ich schaue jeden Morgen in die E-Mails, um sie zu bearbeiten. Zwischendurch schaue ich nur in die E-Mails, wenn ich mir gerade eine Störung wünsche (in der Regel mittags und zum Feierabend).
- Telefon: Anrufe unterbrechen Arbeiten. Diese nutze ich, wenn ich zeitnah eine Antwort brauche – oder weiß, dass ich im offiziellen Störungszeitraum anrufe. Das gilt ähnlich für das „Ich-schau-nur-mal-kurz-im-Zimmer-vorbei“-Verhalten.
- Aufgabentools: Häufig werden Aufgaben in verschiedenen Tools bearbeitet. Für mich hat es sich bewährt, 1x am Tag die Aufgaben zu sichten und einzutakten. Werden mir neue Aufgaben zugewiesen, werde ich diese erst am nächsten Tag sehen und bearbeiten.
- Social Media: Egal ob WhatsApp oder Kanäle in MS Teams, hier kommen für mich ausschließlich Störungen. Diese können sehr gut sein, z. B. als kurzes „Kopf-frei-bekommen“ oder als netter Austausch. Aber: Ich würde diesen Kanal nicht für wichtige oder dringende Themen nutzen. Daher meine Empfehlung: Benachrichtigungsfunktion deaktivieren!
Ergänzend muss unbedingt darauf hingewiesen werden, dass es auch sehr stark darum geht, keine unnötigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Prüfen Sie jedes CC, jede Weiterleitung bzw. jedes Teilen in eine Gruppe. Insbesondere das passive Empfangen sorgt für Irritationen: Soll ich jedes weitergeleitete Protokoll auch selbst lesen? Soll ich die Nachricht im CC verstehen, akzeptieren oder prüfen?
Besprechen Sie diese Punkte doch mal in Ihrem Team. Und dann bleibt mir nur übrig, Ihnen viel Spaß beim bewussten und angenehmen Stören zu wünschen.